2021 Yılı ile birlikte işletmelerde özellikle insan kaynakları alanında güncellenmesi gereken evraklar bulunmakta.
Her yıl güncellenmesi ve imzalatılması gereken evraklar;
Asgari Geçim İndirim Formları,
Fazla çalışma muvaffakatname tutanağı,
Süresi dolan raporların sağlık belgelerinin güncellenmesi,
Eğitim planlarının yapılması,
Yenilenen veya değişen kimlik fotokopilerinin özlük dosyalarında güncellenmesi,
Özlük dosyalarında arşivlenmesi gereken eski tarihli belgelerin arşive kaldırılması,
Danışmanlık yaptığımız işletmelerimizde tavsiye ettiğimiz bir takım süreçleri yapmanız sizlerin ilerleyen dönemlerde evrak bulmanızı, daha hızlı ve sorunsuz bir şekilde denetimlerden geçmenize yardımcı olacaktır.
Çalışanlarınıza ait özlük dosyalarını her zaman güncel tutun,
Özlük dosyalarını bilgisayarınızdan da takip edin,
İnsan kaynakları olarak bilgisayarınızda serverlarınızda özlük klasörü oluşturun,
Bu klasör içinde çalışanlarınıza ait alt klasörler oluşturun,
Çalışanlarınıza ait tüm belge, evrak, form, tutanak, resmi evraklar, sözleşmelerinizi bu klasöre tarayın ve güncel olarak takip edin.
Bu işlemi yapmanız özellikle uzun vade de evrakların kaybolması, yazıların silinme olasılıkları gibi sorunları ortadan kaldıracaktır.
Bunun yanı sıra acil durumlarda veya ihtiyacınızın olması durumlarda gerekli evraklara daha hızlı ulaşmanızı sağlayacaktır.
Özellikle bizlerin denetimlerde yada resmi kurumlarda inceleme, denetim veya evrak teslimlerinde ilgili kurumlara gittiğimizde kurum tarafından ekstra istenen evraklara online olarak ulaşarak anında evrakları teslim etmemiz sağlamakta hem zaman hemde karşılabileceğiniz İdari para cezaları durumlarından işletmenizi korumuş olursunuz.
Yıllık olarak özlük dosyalarının mutlaka kontrol edilmesi gerekmekte. Tavsiyemiz bunu belirli periyotlarda kontrol etmenizdir.
Özellikle yıl içerisinde izin belgelerinizi, dilekçlerinizi, tutanaklarınızı, savunmalarınızı, günlük olarak takip etmeniz ve evrakların üzerine mutlaka süreli ise süresini takip edeceğiniz notlar almanızı tavsiye ederim.
Bordrolarınızı mutlaka çalışanlarınıza imzatınız.
Bazı işletmelerimiz mail ortamında bordro göndermekteler fakat bu sürecin çok iyi takip edilmesi ve gönderilen bordroların doğru kişiye ulaştırılması, bunun sonucunda ilgili kişinin bordosunu kontrol etmesini ve bordrosunun doğru olduğunu size beyan etmesi gerekmektedir. Aksi takdirde ileride karşılaşılabilecek adli durumlarda büyük sorunlarla karşılaşabilirsiniz.
KVKK Kişisel Verilerin Korunma Kanuna Göre her işletme gerekli düzenlemelerini yapmalıdır. Aksi takdirde şikayet ve denetimler üzerine 20binTL’den 1milyonTL İPC karşı karşıya kalabilirsiniz.
2021 yılı teşvikleri ile ilgili gerekli düzenlemeleri ve kontrollerinizi yapın.
BES sistemine dahil olacak çalışanlarınızın bilgilerini kontrol edin.
Yasaları ve mevzuatları her zaman takip edin.
Destek ve Bilgi için her zaman bilalozdemir@ikplus.net mail adresimizden bizlere ulaşabilirsiniz.
Başarı ve sağlıklı bir yıl olmasını dilerim.
Hoşçakalın.
